Employment opportunity – Doosan Babcock

 The ARII has forwarded the following vacancy for a bilingual managerial assistant at Doosan Babcock based in Aix-en-Provence (CDD with possibility of a CDI). Applications (CV + covering letter) to be sent  to Damien Desprez at Doosan Babcock France (damien.desprez@doosan.com).

 

Assistant(e) bilingue anglais du Manager

Doosan Babcock est une société qui conçoit et fournit des produits et des solutions énergétiques intelligentes à l’échelle mondiale pour aider à créer un avenir plus vert pour les générations futures. Basé à Aix-en-Provence, le poste consiste, sous la responsabilité du Manager, à assister le centre de technologie et de services de Doosan Babcock France en fournissant un support administratif et commercial.

L’ensemble des taches ci-dessous pourra être effectué en français ou en anglais :

  • Assurer les opérations quotidiennes du bureau et assister le travail du management et du personnel.
  • Répondre ou rediriger les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’information générale.
  • Préparer les rapports, mémos et documents en utilisant la suite Microsoft Office.
  • Mettre à jour et s’assurer de l’exactitude de la base de données de la structure et des sauvegardes.
  • Organiser les déplacements, les réunions et autres arrangements du personnel.
  • Coordonner la maintenance et le fonctionnement du bureau, superviser les achats de fournitures et de services (électricité, téléphonie, copieur, consommables …)
  • Assister la gestion financière : factures et situations financières, traitement des comptes clients en s’assurant des délais et de l’exactitude des informations.
  • Assister la gestion des ressources humaines

Responsabilités clés

  • Assister le personnel commercial. Coordination des propositions, planification des réunions, suivi de l’avancement commercial, maintien de la base de données du département et servir d’interface entre les commerciaux en déplacement et le personnel sédentaire du bureau.
  • Gestion du hall d’accueil de l’entreprise. Accueil et orientation de tous les visiteurs y compris les fournisseurs, les clients et les demandeurs d’emploi. S’assurer de la réalisation du travail administratif, de l’enregistrement des visiteurs et des procédures de sécurité.
  • Maintenance d’un reporting complet et exact, de façon routinière, des tâches administratives.
  • Maintenir l’historique des dossiers administratifs pour soutenir et assister dans la fourniture de données budgétaires.
  • Supervision des processus d’achat.
  • Etre l’agent d’accueil quand nécessaire.
  • Maintenir la base de données du personnel.
  • Communication événementielle

Formation

BTS d’assistant(e) de direction bilingue anglais ou équivalent

Langues

Français langue maternelle et anglais courant indispensable.

Outils informatiques

Excellente maîtrise de Microsoft Office.

La connaissance de l’environnement Oracle est un plus.

Expérience

3 ans d’expérience dans un environnement de bureau

Type de contrat :

CDD de 3 mois (possibilité CDI)

Disponibilité :

Octobre / Novembre 2015

Rémunération :

Selon profil et expérience

Compétences clés

  • Expérience dans les services financiers ou commerciaux avec une connaissance et qualification en comptabilité et/ou en métrage.
  • Compréhension des règles administratives françaises.
  • Excellentes aptitudes à la communication et grande compétence dans le domaine de la diversité culturelle.
  • Capacité rédactionnelle.
  • Sensibilité aux affaires confidentielles requise.
  • Habilité à maintenir de bonnes relations de travail avec les clients
  • Aptitude au travail en équipe et habilité à développer des relations interpersonnelles.
  • Autonomie dans les différentes responsabilités.

Défis et domaines de focalisation du poste

Acquisition d’une complète sensibilisation aux processus et procédures en pratique tant au Royaume-Uni qu’en France ainsi que des logiciels internes.

Acquisition d’une sensibilité commerciale aux obligations contractuelles de projet et de la nécessité d’initier un processus de contrôle de changement pour de potentielles déviations de celles-ci.

Doosan Babcock Limited est la succursale France de Doosan Babcock basée au Royaume-Uni. Doosan Babcock est un grand groupe multinational spécialisé notamment dans le domaine de l’énergie.

 

 

Howdy,
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